החשיבות של עמדות רישום לכנסים

ניהול כנס הוא משימה מורכבת הדורשת הקפדה על כל הפרטים הלוגיסטיים הנחוצים להצלחתו. גיבוש תמהיל, רשימת משתתפים, מציגים ומרצים, חומרים שיווקיים ואמצעי פרסום, קביעת תקציב ומטרות, השכרת אולם, משלוח הזמנות וכמובן ניצוח על מלאכת הרישום. פעולת הרישום קריטית לניהול מקצועי של הכנס: חשוב לדעת כמה משתתפים, מאילו מקורות הגיעו, מי מהם שילם על ההשתתפות בכנס, לאילו הרצאות או סדנאות כל אחד נרשם וכמובן לפקח על רישומו במעמד ההגעה לכנס עצמו. כיצד ניתן לייעל את תהליך הרישום לאורך התהליך? מספר טיפים למפיקי ומארגני כנסים שרוצים לבצע רישום בדרך הטובה ביותר.

רישום דיגיטלי

חשוב להתחיל מראש ברישום מקוון שתומך רישום הטלפוני. היום לאנשים קל יותר להירשם ולשריין מקום דרך אפליקציות או אתרי אינטרנט, הזמנות ברשתות החברתיות. העלו אתר או דף נחיתה ובו המידע החשוב בנוגע לכנס מהתוכנית האומנותית ועד פאנל המרצים, קהל היעד והיתרונות שבהשתתפות באירוע העסקי ואפשרו למשתתפים השונים לסלוק כרטיס אשראי או לשלם בפייפאל בעד השתתפותם בכנס. מומלץ לעבוד עם פלטפורמת רישום מתקדמת שמסנכרנת בין נתוני הרישום למערכת פנימית ושומרת את הדטה בייס, כך שבהמשך תהיה לכם בקרה על הנרשמים – מאילו ערוצים הגיעו ולמה בדיוק נרשמו (במיוחד בכנסים מסועפים ועתירי אולמות ותכנים).

עמדות רישום אוטומטיות

עמדות רישום הן הדבר החם ביותר כיום בזירת הכנסים. המטרה היא לחסוך בכוח אדם ברישום ידני ולהשלים את הרישום באמצעות עמדות רישום אוטומטיות. לרוב מדובר בדיילים מקצועיים שמבצעים רישום של כל אחד מהבאים ומעניקים להם תג זיהוי כולל הסברים והכוונה בנוגע לחללי הכנס והתכנים השונים לצד עמדות רישום שמאפשרות להעביר תעודת זהות או להקליק מספר נייד כדי לבצע זיהוי מלא. עמדות אלה מדפיסות גם תגי שם ובמידה והמשתתף מעוניין לבצע תשלום בעבור סדנאות שונות, מנטורינג או לרכוש מוצרים בכנס – ניתן גם לסלוק באשראי או פייפאל באמצעות העמדות. מומלץ לפזר את העמדות ברחבי מבואת הכניסה לכנס וכך להפחית בעומס ובפקקים שיש לרוב בכניסה. עמדות אלה חוסכות זמן ומייעלות את התהליך וניתן לראות שבכנסים בהם משתמשים בעמדות אלה, התנועה מתקדמת מהר יותר והכנס מתחיל בזמן, המשתתפים שנרשמו בעמדות הרישום שבעי רצון מהתגובה המהירה ומכך שהם יכולים לבצע רישום עצמאי ולא תלויים רק בדיילים.

סינכרון נתונים

לעמדות רישום יתרונות נוספים: ניתן מראש להזמין ולשכור עמדות רישום ששומרות את המידע של כל נרשם ומסנכרנות נתונים אלה עם מערכות ופלטפורמות אחרות של מארגני הכנס. בדרך זו, המנהלים והמארגנים יכולים לקבל מידע על כל נרשם ולעשות בו שימוש מושכל בהמשך בפניות אישיות ומותאמות לעניין ולצרכים של כל אחד וכן אם מדובר בעמדות המפיקות תגי שם חכמים גם לעקוב ולנטר את תנועת כל נרשם במהלך הכנס עצמו – להקצות עבורו הרשאות שונות ולסייע לו גם בשלט רחוק.